Forleden var jeg på besøg hos en samarbejdspartner.
Vi gik gennem kontoret på vores vej til mødelokalet.
Sådan et rigtig moderne kontor med glasvægge, bordfodbold, espressomaskine og alt hvad moderne Københavner-kontorer har i dag.
Enhver professionel Københavners drømmekontor.
Da vi gik forbi døren til deres WC lagde jeg mærke til, at de med store bogstaver havde skrevet en tekst.
"LUK DØREN EFTER DIG".
Døren stod åben og jeg lukkede den, fordi det er noget jeg virkelig har tænkt meget over, efter at have fejlet gang på gang med samme slags beskeder på "mit" kontor.
Vi havde derefter en sjov (men kort) snak om adfærdsdesign og den slags skilte.
Vi gik videre til vores møde som gik super fint. Det handlede om noget helt andet.
Efter mødet lagde jeg dog mærke til at døren nu igen stod åben.
Jeg skriver ikke om den her oplevelse, fordi jeg synes det er overraskende eller fordi jeg har en eller anden guddommelig indsigt om lige præcis dén problematik.
De fleste som har ansvaret for at drive et kontor, kan nikke genkendende til udfordringen.
Du har måske også tænkt over emnet?
Hvordan får man folk til at lukke døren efter sig? Hvordan får man folk til at smide toiletrullerne i skraldespanden i stedet for rundt omkring på WC'et? Hvordan får man folk til at sætte sine egne kaffekopper på plads, når de går hjem?
Efter at have talt med en række ledere om det her emne (fordi jeg åbenbart selv er super neurotisk omkring den slags) har jeg gjort mig følgende tanker og erfaringer.
- Du får ikke folk til at lukke den dør til toilettet, ved at sætte et skilt op.
- Det samme gælder med andre lignede "regler". F.eks. mødetider eller måske særlige meldinger som man skal "huske" at give til kunder.
- De fleste vil faktisk gerne overholde "reglerne", men glemmer det simpelthen. Det samme gælder jo for mig selv.
- Ofte finder ledere/chefer på en løsning som kræver at folk skal foretage en eller anden ekstra proces, som ikke direkte er relateret til virksomhdeens mission eller dét som der arbejdes med. Det duer sjældent.
Ovenstående iagttagelser gælder også eksempelvis manuel timeregistrering, manuel fakturering og - måske vigtigst af alt - nærmest alle nye processer man finder på i sin virksomhed.
Det er super svært for folk, at gøre noget bare fordi chefen siger det. Ikke fordi de ikke ønsker det, men fordi det bare er meget nemmere at huske ting, hvis man ikke behøver at huske det. Hvis det er så indlysende meningsfuldt at man gør det automatisk.
Hvordan løser man så det?
Det indlysende svar (som jeg selv tog længe om at forstå) er, at du skal fjerne de processer, som folk skal gå rundt og huske på - hvis altså du kan.
F.eks. gennem automatisering. Her er nogle lavpraktiske eksempler:
- Sæt en automatisk dørlukker (pumpe) på døren til WC'et eller evt. andre døre som skal lukkes. Det er super indlysende og banalt - og det virker. Se evt. min post om det her på LinkedIn.
- Hvis folk skal huske at slukke kaffemaskinen hver dag, så overvej at sætte en stikdåse med timer på kaffemaskinen. Så slukker den selv. Problem solved.
Men hvad gør man så med de "alvorlige problemer" som timeregistrering?
Man tænker i præcis samme retning.
Hvordan kan vi enten
1) Fjerne problemet (f.eks. ved at automatisere det med en software robot, en dør-lukker eller noget lignende)
eller
2) Gøre det i medarbejdernes interessse (og i 100% alignment med virksomhedens mål/mission) at opgaven udføres?
Alternativt kan man - som et bonusforslag - arbejde med gamification. Jeg er ikke overbevist om, at dette altid er en god løsning fordi den kan blive en kende barnlig. Jeg har dog set en række gamification-baserede løsninger som typisk anvendes i salg (Ringe i klokke f.eks.) som også kan anvendes i andre fag. F.eks. med slack-bots.