Bruger du tid hver uge (eller hver dag) på at slette eller arkivere beskeder fra dét der system, som sender dig e-mails hele tiden? Eller måske har du en fast rutine hvert år omkring sommer-tid, hvor du tjekker årsregnskaber fra konkurrenter og kollegaer i branchen?

Begge dele kan automatiseres. 🤓

Ligesom en (meget lang) række øvrige kontor-opgaver.

I dag har jeg samlet 6 forskellige konkrete eksempler på arbejdsopgaver, som kan automatiseres.

Jeg har endda beskrevet hvordan.

Læs med herunder 👇

#1 - Send automatiske beskeder til jeres kunder for at følge op
Skriver jeres kundeserviceteam samme e-mail til alle jeres kunder, efter de har oprettet sig på jeres online platform eller webshop?

Stop, stop, stop. Please just stop it!

Det her har man længe kunne automatisere. Se bare Campaign Monitor, Intercom eller alle de andre e-mail automation platforme derude.

Sådan ser det ud i et af de systemer vi bruger til at sende automatiske e-mails for en kunde (Se screenshot herunder).

Her er i øvrigt en super god blogpost fra SaaS-virksomheden Groove, hvor de forklarer hvordan de automatisk spørger alle deres kunder ind til hvorfor de oprettede sig på deres platform: Eksempler på onboarding e-mails fra Groove.

#2 - Fjern e-mails du ikke gider læse automatisk
Jeg modtager dagligt e-mails fra et særligt system til at overvåge vores backups for kunder hos Twentyfour. Jeg vil gerne have disse e-mails så jeg nemt kan søge i dem, men jeg er ikke interesseret i at læse dem hver dag. I månedsvis (faktisk årevis) markerede jeg dem hver morgen som læst.

Det var spild af tid.

Heldigvis er jeg kommet på bedre tanker, så i dag gør mit e-mail-system det af sig selv. 

“Jamen det er jo helt vildt simpelt” tænker du måske?

I så fald har du ret. For det er virkelig simpelt, men jeg næsten vædde med, at du selv har lignende fjollede processer i dit daglige arbejde. Gør ligesom mig. Sæt strøm til den her proces, så ikke du behøver markere 1000vis e-mails som læst. Her er en beskrivelse af hvordan du gør det i Gmail: Sådan bruger du filtre i Gmail.

Nå ja. Derudover kan du måske overveje at gøre det til en vane at unsubscribe til de nyhedsbreve du aldrig gider læse. Selvfølgelig ikke mit dog ☺️

#3 - Få automatisk dine konkurrenters regnskaber sendt
Det her er sjovt nok et tip, som de fleste stadig ikke rigtig har tænkt over. Jeg føler mig endda en kende creepy når jeg kender de fleste af mine konkurrenters og kollegaers regnskaber nærmest minuttet efter det er udgivet.

Her er et screenshot fra min indbakke:

Hvordan gør jeg det? 🤓

Der er flere metoder, men den helt oplagte er det danske website lasso.dk. Jeg har intet med dem at gøre, men jeg er vild med deres system til automatisk at sende mig alle ændringer på virksomheder jeg har en interesse i. Lasso skriver automatisk til mig hvis en konkurrent, vigtig kunde eller anden person (eller selskab) ændrer adresse, rapporterer årsrapport, ændrer bestyrelse, ansætter ny direktør eller på anden vis foretager en ændring i sin forretning.

Prøv det selv.

#4 - Alle de små “kontoropgaver” du bruger krudt på dagligt kan du automatisere!
På sites som zapier og ifttt har det længe været muligt at sætte strøm til de helt simple små-opgaver man ellers booker i sin egen kalender, for at huske at gøre det f.eks. hver mandag.

Har du f.eks. en Lead Ads kampagne på Facebook, så skal du måske selv ind og downloade alle leads og uploade dem i jeres CRM. Eller måske bruger du krudt på manuelt at oprette nyhedsbrev-signups på jeres nyhedsbrev?

Dette kan du 100% automatisere med Zapier.

Her kan du se hvor simpel min “Zap” (som de kalder automatiserede opgaver hos Zapier) er for at oprette nyhedsbrevsmodtagere:

#5 - Tjek om jeres systemer fungerer automatisk
Bruger du nogensinde krudt på at sikre at jeres Google Ads virker? Måske skal du lige tjekke om alle jeres websites og kampagner kører ved at besøge dem?

Det er helt ligeså fjollet som manuelt at arkivere de samme e-mails dag ud og dag ind.

Jeg har selv kodet en bot til at overvåge alle vores kunders websites i Twentyfour. Nogle har dog valgt at få overvåget alt muligt andet også. Fungerer kontaktformularen stadig? Er der stadig hul igennem til jeres kampagner?

Sæt en bot til at klare det.

Her kan du se vores bot fra Twentyfour i aktion. Billedet er fra vores Slack-kanal (En slags intranet), hvor alle kan se hvad der sker.

En række bonuseksempler på arbejdsopgaver du bør få automatiseret!

Hos Twentyfour er vi på en mission for at afskaffe så meget "dumt arbejde" som muligt. Vi vil simpelthen gerne sikre, at folk bruger deres krudt på dét arbejde, hvor deres tid og energi er bedst brugt.

Så kan bots/scripts/robotter klare resten. 

Det vil vi gerne sørge for.

Alle de ovenstående eksempler er nemme at sætte i gang og jeg giver meget gerne et godt råd til hvordan man får det sat i sving. 

Herunder har jeg dog indsat en kort liste med typiske eksempler på mere avancerede automatiseringer, som man ligeledes bør overveje. 

1. Manuel bogføring af salg fra webshop
2. Manuel bogføring af betalinger fra betalingskort (Visa, Dankort, m.m.)
3. Afsendendelse af påmindelser på SMS eller e-mail (eller via opkald)
4. Afsendelse af fakturaer
5. Log-in på flere systemer ad gangen

Alle ovenstående 5 opgaver kan automatiseres, men de kan også alle kræve llidt mere arbejde end et simpelt script.